Наверное, не стоит доказывать особо высокую важность офисного помещения для бизнеса: офис – это место, где сотрудники компании проводят почти треть своей жизни и к его выбору нужно относиться с той же серьезностью, к какой относятся люди при выборе места для жилья.

Подчас напрямую от офиса зависит успешность всего бизнеса компании (это относится, в первую очередь, к компаниям с большим потоком «внешних» посетителей – риэлтерских, нотариальных и т.п.).

В конце концов, офис – это самая важная визитная карточка для фирмы, именно по офису судят о благосостоянии, успешности, положению на рынке, возможностям и перспективам компании. Поэтому, удачный офис – это, прежде всего, правильный выбор офисного помещения, а для того, чтобы правильно подобрать помещение необходимо оценить свои требования к желаемому помещению.

Для начала необходимо определить площадь предполагаемого офиса – исходя из количества сотрудников и посетителей. Точное количество определяется строго индивидуально (вдруг начальник захочет себе обязательно 30 метровый кабинет? Этот момент также нужно учесть), но минимальная, эмпирически подсчитанная, площадь – это что-то около 6 квадратных метров на человека, при меньшем размере офиса не избежать давки и дискомфорта у сотрудников и посетителей.

Второй по значимости вопрос – это местоположение. Причем, особую роль играет вопрос, как территориального расположения и транспортной доступности, так и выбора части здания, где будет находиться офис. Очевидно, что чем центральнее находится офис, тем более удобно к нему добираться как сотрудникам, так и посетителям, но удобство стоит отдельных денег и нужно твердо для себя решить, готова ли компания к этим расходам, стоит ли комфорт и имидж разницы в цене (подчас, различия в стоимости достигают нескольких десятков процентов). Другая сторона медали – транспортная доступность: в центре компания столкнется с практически круглосуточными пробками и большими потоками людей, не всегда способствующих процветанию бизнеса.

Важно принять также решение о расположении офиса внутри здания: первые этажи более дороги (разве что в бизнес-центрах ситуация иногда иная), но клиентам намного проще будет добираться до такого офиса. Вместе с тем, не для каждой компании подойдет формат «первого этажа»: там обычно довольно много случайных людей, которые могут в некоторых ситуациях нарушить покой. Традиционно также считается, что чем выше офис – тем более серьезная и богатая фирма располагается в нем (правило это пришло к нам из США, страны небоскребов, хотя в последнее время в связи с массовой застройкой столицы прижилось и у нас). Особенной популярностью пользуются самые верхние этажи высотных зданий – там чаще всего располагаются кабинеты топ-менеджеров, которые любят смотреть на мир «с высоты занимаемого положения».

Третий по порядку (по значимости он, довольно часто стоит, правда, на первом месте) вопрос – вопрос цены. Офисы менее высокого класса стоят дешевле, но и качество здания и площадей арендатор получает сравнительно более низкое. В любом случае, потенциальный арендатор должен иметь на руках твердый бюджет на аренду предполагаемого офиса, либо максимально узкий разброс устраивающих его цен. 

На практике это довольно сложно сделать, особенно в небольших компаниях, первый раз снимающих офис: количество предложений довольно велико (если, конечно, не предъявляются особые требования) и иногда нелегко решить, что же лучше – офис на первом этаже около метро в центре, или на третьем этаже офисного комплекса в другой части города, но на 20% дешевле, или на 10% дешевле, но на третьем этаже и подальше от метро... Такие метания ни к чему хорошему не приводят и надо заранее четко обозначить границы, в которых будут осуществляться поиски вариантов.

Особняком стоит выбор: что же лучше, аренда офиса в офисном центре, или в отдельном здании (а может быть, оптимальным решением является аренда особняка?). Офисный центр располагает отличной инфраструктурой, заточенной под ведение делопроизводства, подчас компаниям предлагаются даже мебель и оргтехника в аренду – это снижает издержки для небольших компаний (чего стоит только экономия на заработной плате для системного администратора, к примеру). В то же время, формат офисного центра предполагает, чаще всего, более высокую стоимость квадратного метра арендуемого помещения и более высокие коммунальные платежи.

Некоторые советы на этом этапе:
1. Особо рекомендуется наладить с первых переговоров хорошие партнерские взаимоотношения с владельцами помещения. От этого будет зависеть не только то, сколько арендатор продержится в помещении и сколько ему это будет стоить, но и возможное возникновение правовых рисков: все-таки прав у владельца помещения намного больше, чем у арендатора и любая конфликтная ситуация может обернуться в пользу собственнику. Учитывая, что Россия еще далеко не самая цивилизованная страна, хорошие отношения могут принести не только минимизацию рисков, но и дать поддержку в непростых ситуациях с местными органами самоуправления (а также различными проверяюще-разрешающими инстанциями). Этот совет, конечно же, не касается ситуации с арендой помещения в бизнес-центрах.

2. Поиски помещения лучше всего начинать намного раньше, чем в нем появится реальная необходимость. Несмотря на большой объем предложения на любой вкус, «лакомые» места уходят очень быстро и в некоторых случаях требуется проявить терпение, а время, как известно – деньги. Поэтому старайтесь сделать так, чтобы времени было максимально для выбора.

3. При осмотре вариантов не стоит спешить и брать первый попавшийся, он вряд ли будет самым выгодным, зато при длительных поисках могут появиться очень «лакомые» предложения.

4. Каждый офис стоит своих денег, поэтому не стоит рассматривать варианты с откровенно демпинговыми ценами: в таких случаях, обычно, всплывают «скелеты в шкафу». Впрочем, чудеса иногда случаются, но это настолько редкие случаи, что говорить о них можно только в форме исключения. 

Иван Кабулаев

Источник: http://www.prime-realty.ru